I contratti tra Wedding Planner, fornitori e clienti. Perché è indispensabile farli e cosa devono contenere per evitare brutte sorprese anche economiche.
Squilla il telefono. È il fotografo del tuo matrimonio, colui che possiede tutti i novecento scatti tra cui sceglierai quelli più belli, quelli con i tuoi genitori, gli amici, lo scambio delle fedi, i baci, e la torta che ha incantato tutti…
Invece no. Una doccia fredda cade rumorosa su di te. Il fotografo ha perso tutte le foto del tuo matrimonio. Tutte.
Questa purtroppo non è un’invenzione narrativa ma un fatto realmente accaduto. Uno fra i tanti che vede una serie di sfortunati eventi mandare in frantumi aspettative, sogni, ricordi, e anche una parte del tuo investimento economico. A quel punto cerchi un appiglio: dov’è il contratto con il fotografo? Solo allora ti rendi conto di non averlo oppure di avere qualcosa che gli somiglia ma che a ben vedere non ti serve a granché. Già, perché purtroppo gli scivoloni su queste bucce di banana sono più frequenti di quanto non si pensi.
Oggi, con l’aiuto e la consulenza dell’avvocato Giorgio Carrara del mio team, ti spiego nel dettaglio:
- perché è estremamente importante che tu abbia un contratto con tutti i fornitori del tuo evento
- cosa deve contenere un buon contratto
- cosa puoi ottenere, evitando spiacevoli fastidi, contestazioni e spese, seguendo queste semplici linee guida
CONOSCI LA DIFFERENZA FRA LETTERA D’INCARICO E CONTRATTO?
Ti sarà sicuramente capitato di sentir parlare di Lettera d’incarico e Contratto: per prima cosa facciamo chiarezza. Avvocato Carrara, qual è la differenza tra una lettera di incarico e un contratto?
«La lettera di Incarico è un documento con cui un fornitore si accorda con il proprio cliente sul servizio da svolgere, disciplinando l’attività e le modalità di esecuzione e il relativo corrispettivo, evitando così possibili futuri contenziosi. Il cliente può scrivere la lettera di incarico per chiedere che vengano stabilite determinate condizioni all’esecuzione della prestazione. Se il fornitore sottoscrive “per accettazione” è di fatto un contratto concluso. È una sorta, passatemi il termine, di “contratto light” adatto a chi ha un po’ di “ostilità” verso un contratto più corposo.
Se invece voglio regolamentare in modo più organico e completo posso fare un contratto con una serie di articoli.»
Esistono altre possibilità?
«Sì, ad esempio il Preventivo con le condizioni generali che, una volta accettato, regolamenta quel determinato rapporto. Consiglio, in tal senso, di redigere un preventivo che preveda la doppia sottoscrizione delle parti.
Ma a prescindere dalla forma usata, ci tengo a sottolineare che fondamentale è mettere per iscritto le cose.»
VERBA VOLANT, SCRIPTA MANENT
Molte persone, sia clienti che fornitori, si “spaventano” di fronte a un contratto. Come dobbiamo ragionare e comportarci di fronte a questo timore?
«Il principio è pre-occuparsi di cosa possa succedere nel caso in cui accada qualcosa. Una volta stabilito quello mi posso muovere in modo organico e passare da un preventivo con alcune clausole piuttosto che al contratto scritto con più articoli. Vale sempre la regola di comprendere la psicologia dell’altro e andargli incontro trovando la forma più adatta per regolamentare il rapporto. La strada si trova sempre, non cediamo all’indeterminatezza.»
Il contratto: chi tutela?
«Questa è una domanda molto importante: il contratto tutela tutte le parti, non è unilaterale. Il mio obiettivo come legale è fare contratti equilibrati in ottica win-win.»
IL CONTRATTO TUTELA CLIENTE E FORNITORE
Perché è indispensabile avere un contratto con tutti i fornitori?
«Nel momento in cui sopraggiungono delle criticità o contestazioni deve risultare subito chiaro quali sono gli obblighi, gli accordi e quali le eventuali inadempienze di tutte le parti coinvolte.»
A questo proposito, possiamo leggere da soli un contratto, dobbiamo firmare subito o è meglio rivolgersi a un legale per avere una consulenza tecnica?
«Io consiglio sempre di non firmare immediatamente, non fate brutta figura anzi!, leggere con attenzione, far visionare a un avvocato il documento e, se necessario, anche modificarlo. Per un motivo molto semplice: il legale è in grado di capire qual è l’intenzione di chi propone un contratto e quali possono essere le criticità e le manchevolezze nel contratto prima di sottoscriverlo. Io accompagno sempre i miei clienti spiegando, passaggio per passaggio, tutto il contratto andando a semplificare il linguaggio tecnico e motivando ogni singola clausola.»
In effetti il linguaggio di voi avvocati, Avvocato Carrara, è peggio delle versioni di greco e latino!!
EVITA IL FAI DA TE: GLI INDISPENSABILI DI UN BUON CONTRATTO
- Oggetto della prestazione
- Durata
- Eventi che possono influire sulla mancata prestazione
- Modalità di pagamento
- Obblighi del fornitore
- Modalità di recesso e risoluzione del contratto
- Obblighi di riservatezza
- Utilizzo delle immagini
I SOCIAL E LA PRIVACY: COME EVITARE BRUTTE SORPRESE
Spesso i clienti si ritrovano, a loro insaputa, sui social dei fornitori con foto, proprio quelle in cui sei venuta malissimo, o video dell’evento. Come si disciplina questa parte per non ledere la privacy?
«Può essere prevista una clausola sugli obblighi di riservatezza, sull’utilizzo e sulla diffusione delle immagini: quali immagini, di chi e su quali mezzi – social, internet, carta stampata, promozioni commerciali…»
CONTRATTI E PANDEMIA
Dopo l’anno e mezzo che abbiamo passato, dove molti clienti e fornitori hanno perso caparre e dovuto posticipare l’evento, quali sono le clausole che dobbiamo inserire in un contratto per tutelarci e stare sereni?
«Vi faccio un esempio per semplificare. Io sono un fiorista, devo fare un contratto con i miei clienti per un matrimonio ma non so cosa accadrà tra un anno. Per tutelare sia me che il cliente è indispensabile inserire una clausola che preveda l’impossibilità della prestazione per cause di forza maggiore e/o impossibilità di eseguire la prestazione (la location fallisce)»
Cause di forza maggiore: ci spieghi esattamente cosa significa?
«è un evento imprevedibile e inevitabile che va identificato in una forza alla quale non è oggettivamente possibile resistere. Sono quelle situazioni per lo più legate a fattori climatici e naturali, oppure a fatti di terzi o anche ad uno sciopero, rispetto alle quali tu non puoi fare nulla, non puoi opporre un rimedio. È quindi quell’evento che non poteva essere previsto, come lo è stato il Covid.»
Visto che ci siamo, il caso fortuito?
«Caso fortuito è l’avvenimento che si verifica improvvisamente e che è indipendente dalla volontà e dall’agire di una persona, rendendo impossibile l’adempimento della sua prestazione. E vi faccio un altro esempio: sono un cliente, avevo già versato una caparra ma la location è fallita. In questo caso, ma anche in altri, era e resta opportuno stipulare una polizza assicurativa.»
Nel congedarmi da Giorgio Carrara mi sento di dire, a fornitori e clienti, che contratti e legali non sono costo ma un beneficio, particolare spesso non ancora correttamente percepito. Infatti io stessa tutelo sempre con attenzione il rapporto tra me e i miei clienti, con lettere d’incarico o contratti personalizzati, trasparenti e chiari.
La serenità e la sicurezza di un documento ben redatto e completo dovrebbero essere alla base di ogni rapporto di collaborazione, sempre in ottica win-win!
Avv. Giorgio Carrara, Viale Certosa n. 1, 20149 Milano, Tel. 02-34932138, e-mail: giorgio.carrara@studiocarrara.eu